Myślę, że można bezpiecznie powiedzieć, że prawie wszyscy, którzy musieli używać poczty e-mail w pracy, korzystali z programu Microsoft Outlook . Byłem jednym z wielu ludzi, którzy nauczyli się tylko tyle, by przetrwać, i nigdy nie myśleli o tym jako o programie pocztowym, który mógłby również drukować kalendarze. Mój szef wiedział mniej o Microsoft Outlook, niż ja, więc zawsze drukowałem dla niej kalendarze departamentów. Wyobraźcie sobie moje zdziwienie, gdy zobaczyłem tytuł tej książki! Korzystanie z Microsoft Outlook do zarządzania czasem i organizacji czasu? To musiałem zobaczyć. Czy może to być stosowane w ten sposób, nawet przez osoby posiadające jedynie podstawowe umiejętności? Bardzo chciałem się dowiedzieć.
UWAGA: Mam zamiar odnieść się do tej książki jako Effective Time Management, stąd mniej czasu i twojego czasu.
Nie wymaga specjalistycznej wiedzy
Wprowadzenie było bardzo uspokajające. Tak, ta książka jest przeznaczona dla osób z podstawowymi umiejętnościami Microsoft Outlook . Autorzy proszą czytelnika o zrozumienie podstaw, ponieważ nie jest to "jak używać Microsoft Outlook zaczynając od kwadratu" . Jedyną częścią programu Microsoft Outlook, która zostanie objaśniona "od pierwszego kliknięcia", jest Tasks, ponieważ jest to część, której większość ludzi ani nie użyła, ani jej nie używała. Autorzy twierdzą, że książka jest przeznaczona dla doświadczonego użytkownika programu Microsoft Outlook, ponieważ przedstawia on system organizacji i zarządzania czasem, który jest lepszy i bardziej wydajny, i może pokazać nawet najbardziej doświadczonemu użytkownikowi, jak uzyskać jeszcze więcej korzyści z oprogramowania. Przy takim wstępie chciałem przeczytać więcej.
Każdy rozdział zaczyna się od przeglądu, w jaki sposób zaczynają się problemy, a następnie w sekcji "Zacznijmy i zmień to!" i kończy się sekcją "Ty to wypróbujesz", która podsumowuje to, czego nauczał rozdział i daje czytelnikowi przypomnienie o tym, co należy zrobić. Jedną z najlepszych rzeczy w tej książce jest to, że nie jest ona związana z jedną konkretną wersją. Tutaj są instrukcje dla Microsoft Outlook 2003, 2007 i 2010, więc nikt się nie wyłączy.
Nie tonie w e-mailu
Podoba mi się obraz "powodzi e-mailowej", którą książka chce powstrzymać nas od utonięcia. Dla wielu osób jest to jedyny sposób, aby to opisać. Widziałem, jak ludzie mówią o setkach lub tysiącach e-maili, które wciąż znajdują się w skrzynce odbiorczej, a jeszcze więcej wlewają się przez cały czas. Nie ma sposobu, żeby ktokolwiek mógł przeczytać całą pocztę elektroniczną - to, czego potrzebują, to solidny i skuteczny sposób, aby poradzić sobie z tym, co już jest, i nie dopuścić do ponownego ułożenia. I, oczywiście, jeśli zaczyna się od "zalewu" e-maila, uzyskanie kontroli nad sytuacją nie nastąpi w mgnieniu oka. Musi istnieć plan krok po kroku. Dokładnie to określa efektywne zarządzanie czasem . Autorzy identyfikują główne przyczyny problemu (np. Rozpraszanie uwagi, kliknięcie "Odpowiedz wszystkim" i brak systemu do obsługi poczty przychodzącej), a następnie zapoznaj czytelnika z krokami koniecznymi, aby uzyskać uchwyt na to, co już jest i ustaw system, aby się nie powtórzył. Naprawdę uważam, że każdy, kto potrzebuje czasu, aby przeczytać tę sekcję i postępować zgodnie z poradami autorów (i, co najważniejsze, trzymać się ich systemu), odkryje, że to działa. Są szczerzy, ile czytelnik będzie musiał zmienić swoje zachowanie, aby uzyskać porządek i dlaczego konieczne jest wprowadzenie tych zmian. Każdy konieczny krok (np. Wyłączanie powiadomień, odkładanie bloków czasu na obsługę wiadomości e-mail i pozostawienie go całkowicie samodzielnie podczas wszystkich innych sytuacji oraz tworzenie przypomnień, zadań i terminów bezpośrednio z przychodzącej poczty e-mail) jest szczegółowo opisany dla każdej wersji Microsoft. Outlook . Mówią o tworzeniu własnego zestawu folderów i oznaczaniu ważnych wiadomości, więc nie można ich przeoczyć, o czym chciałbym wiedzieć, kiedy korzystałem z Microsoft Outlook w pracy. Istnieją szczegółowe instrukcje dotyczące konfigurowania reguł, aby wiadomości były automatycznie sortowane do odpowiednich folderów. To, bardziej niż cokolwiek innego, może pomóc poskromić bałagan w skrzynce odbiorczej i skupić ludzi na tym, co naprawdę ważne.
Utrzymywanie priorytetów w dobrym stanie
Sekcja dotycząca używania zadań do ustalania priorytetów również trafia do sedna i wykorzystuje przykład fikcyjnego, oderwanego od rzeczywistości pracownika, aby pokazać, jak rozproszenie może mieć poważne konsekwencje. Następnie czytelnik przechodzi kilka metod określania, które zadania są naprawdę ważne i które powinny mieć pierwszeństwo przed innymi. Jest to coś, z czym większość ludzi ma problemy - ustalenie, co jest naprawdę ważne i co można odłożyć na bok, podczas gdy najważniejsze zadania zostają załatwione. Autorzy podkreślają wagę pisania na dół. Jest to kluczowe pojęcie w kilku dobrze znanych systemach zarządzania czasem i całkiem słusznie. W dzisiejszych czasach mamy po prostu zbyt wiele do zapamiętania, a nawet Einstein nie poradzi sobie z tym wszystkim. Pisanie rzeczy jest kluczem. Autorzy wykraczają poza prosty akt pisania i wyjaśnienia, w jaki sposób i dlaczego ludzie powinni mieć napisane plany. Uznają, że rozpoczęcie pisania pisemnych planów nie jest prostym zadaniem, jeśli wcześniej tego nie zrobiono, i wyjaśniają, dlaczego jest to niezbędne do dobrego zarządzania czasem. Efektywne zarządzanie czasem opisuje prosty system do konfigurowania spotkań i zadań (i wyraźnie wyjaśnia różnicę między nimi) oraz do ustawiania widoków, filtrów i kategorii, aby upewnić się, że możesz znaleźć dokładnie potrzebne informacje szybko i sprawnie.
Kategorie, zadania i czas
Pierwsze rozdziały w tej książce dotyczą głównie tego, co program Microsoft Outlook może zrobić w miejscu pracy. Rozpoczynając od rozdziału "Jak zyskać więcej czasu na to, co niezbędne w efektywnym terminarzu", autorzy opisują, w jaki sposób program Microsoft Outlook może być również wykorzystywany do planowania czasu wolnego. Wykonują niezbędne kroki, aby ustawić kategorie, a także kodować je kolorami, jeśli chcesz, aby pomóc w ustalaniu priorytetów i utrzymywaniu zadań w porządku. Podkreślają znaczenie planowania cotygodniowego i uwzględnienia czasu na sprawy osobiste, takie jak ćwiczenia i edukacja w ramach ogólnego planu. Z początku może wydawać się dziwne umieszczanie osobistych, pozazawodowych działań w cotygodniowym planie Microsoft Outlook, ale autorzy jasno wyjaśniają, dlaczego jest to bardzo dobry pomysł, podkreślając wagę równowagi w życiu zawodowym i osobistym. Przyjmują do wiadomości fakt, że nie wszystkie miejsca pracy umożliwiają prywatne planowanie, a nie każdy ma dostęp do swojego komputera roboczego spoza biura, i zapewniają strategie radzenia sobie z tym. Oczywiste jest, że mają solidne zrozumienie nie tylko swojego przedmiotu, ale także realiów miejsca pracy.
Planowanie w prawdziwym życiu
Historia fikcyjnego zdezorganizowanego pracownika jest kontynuowana w rozdziale poświęconym realnemu planowaniu. Większość ludzi nie wie dokładnie, ile czasu zajmie dane zadanie, ponieważ jest to bardzo rzadkie zadanie, które stoi samo. Podróż do biura obejmuje również czas na dotarcie do samochodu, parkowanie samochodu i chodzenie do miejsca pracy, a wiele osób myśli tylko o rzeczywistym czasie jazdy. Ludzie się rozpraszają, albo zdarzają się sytuacje, w których zwykły dzień pracy przeradza się w kompletny chaos. Ludzie robią to, co chcą, i jakoś sobie radzą, nie robiąc rzeczy, których nie chcą robić (co wszystko psuje dla każdego, zależnie od tego, co robią). W tej części autorzy naprawdę dobrze patrzą na ludzką naturę i pokazują, jak efektywny dzienny plan może sprawić, że wszystko będzie przebiegało znacznie sprawniej. Kluczem jest tutaj dokładne śledzenie czasu potrzebnego na każde zadanie. Koniec z danymi szacunkowymi lub danymi na temat stadionu piłkarskiego - rzeczywisty czas dla każdego zadania od początku do końca. Zasadniczo, autorzy chcą, aby czytelnik stworzył bazę danych czasowych, więc zamiast po prostu zgadywać lub skreślić, czytelnik może sprawdzić aktualny czas dla danego zadania i odpowiednio zaplanować. Prosi też czytelnika o ocenę własnej "Godziny produktywności", o tych porach dnia, kiedy ludzie funkcjonują najlepiej, oraz o swoich "Godzinach zakłóceń", o tych porach dnia, w których najprawdopodobniej zostaną przerwane. Następnie opracowali plan planowania blokad czasu wolnego w godzinach największej produktywności i potwierdzają, że nie nastąpi to z dnia na dzień, ponieważ z definicji inne osoby muszą być przeszkolone, aby nie przeszkadzać w pracy. Podkreślają również znaczenie budowania w "czasie buforowania", więc jeśli wszystko trwa dłużej niż oczekiwano, reszta dnia nie zostanie całkowicie zakłócona.
Spotkanie, spotkanie, kto ma spotkanie?
Spotkania wydają się być faktem w biznesie i mogą być ogromnymi wasterami czasu i produktywnymi zabójcami. Efektywne zarządzanie czasem to potwierdza i szczegółowo wyjaśnia, jak skonfigurować spotkania za pomocą programu Microsoft Outlook i koordynować terminy spotkań z innymi. Jego najcenniejsze rady można jednak podsumować w stwierdzeniu "Najlepsze spotkania to te, które się nie odbywają". Spotkania zabierają ludzi z dala od pracy, przerywają przepływ pracy, polegają zbyt wiele na tym, że każdy może się pokazać i być w stanie uczestniczyć w znaczący sposób, a nawet kosztować pieniądze firmy, ponieważ ludzie są na spotkaniach zamiast wykonywać swoją pracę. Po wyjaśnieniu, w jaki sposób skonfigurować wezwania na spotkanie, autorzy sugerują, że spotkania są planowane rzadko, a inne sposoby komunikowania się (takie jak Windows Live Meeting lub połączenia konferencyjne) są używane w jak największym stopniu. Jeśli spotkania są konieczne, istnieje plan, który sprawi, że będą działać sprawniej i przyniosą lepsze rezultaty. Obejmuje to wszystkie podstawy i powinno zwiększyć produktywność wszystkich użytkowników oraz zmarnować minimalny czas. Byłby to doskonały zasób dla każdego miejsca pracy.
Mniej papieru, większa produktywność
Wiele osób nadal woli zachować informacje na papierze (muszę przyznać, że należy do tych osób). Ale papier łatwo zgubić i źle złożyć, a po chwili sama masa papieru staje się tak nieporęczna, że równie dobrze może zostać wysłana do niszczarki. Effective Time Management określa metodę skutecznego zapisywania i śledzenia plików elektronicznych. Autorzy sugerują, że czytelnik korzysta z Microsoft OneNote, ale przyznają, że nie jest on zawarty w wielu wersjach Microsoft Office (zwłaszcza starszych wersjach) i musi być zakupiony osobno, na co wielu ludzi nie stać. Chciałbym, żeby autorzy zaproponowali kilka propozycji alternatyw dla Microsoft OneNote, ponieważ jest to bardzo przydatny program i może skutecznie zintegrować się z Microsoft Outlook . Efektywne zarządzanie czasem podprowadza czytelnika za pomocą Microsoft OneNote do robienia notatek, robienia planów, konfigurowania kalendarzy i tworzenia uporządkowanego i zorganizowanego systemu do śledzenia wszystkiego. Pokazuje wyraźnie zalety używania elektronicznych notatek i plików zamiast papieru. Muszę przyznać, że zacząłem myśleć inaczej o wszystkich folderach pełnych notatek i wydruków po przeczytaniu tego rozdziału, i zamierzam zacząć szukać w Microsoft OneNote lub innym podobnym programie, który pomoże mi lepiej śledzić sprawy.
Podsumowując wszystko
Efektywne zarządzanie czasem kończy się krótkim rozdziałem zatytułowanym "Jak naprawdę skorzystać z tej książki", który przedstawia wszystkie poprzednie rozdziały w perspektywie i wyjaśnia najlepsze sposoby na rozpoczęcie korzystania z Microsoft Outlook i Microsoft OneNote, aby zorganizować się w życiu zawodowym i osobistym. Autorzy jasno dają do zrozumienia, że nie spodziewają się, że organizacja stanie się z dnia na dzień i nie spodziewają się, że stanie się to bez determinacji czytelnika, aby to zadziałało. Ale wyjaśniają także, dlaczego warto poświęcić więcej czasu i wysiłku, aby zrealizować swój plan. Nawet jeśli nie używasz programu Microsoft Outlook, ten plan może działać. Istnieją inne programy, które oferują wiele takich samych funkcji, być może nie w tak wygodnym pakiecie, ale mimo to nadają się do użytku. Rozumiem, że książka koncentruje się na Microsoft Outlook i Microsoft OneNote, ale myślę, że byłoby użyteczne dla autorów zasugerowania kilku innych programów, które mogłyby być użyte do podążania tym samym systemem nawet bez pełnej kopii Microsoft Office na wyciągnięcie ręki. . To tylko drobna sugestia i jestem pewien, że każdy, kto jest zainteresowany tym systemem, może sprawić, że będzie działał z jakimkolwiek oprogramowaniem, które ma pod ręką.
Produkt oceniono na 4/5Werdykt
Efektywne zarządzanie czasem naprawdę jest dla wszystkich. Wszyscy możemy odnieść korzyści ze znalezienia równowagi w naszym życiu zawodowym i osobistym, dzięki bardziej efektywnemu wykorzystaniu czasu i wykorzystaniu najlepszego narzędzia, które mamy pod ręką. Nawet ludzie, którzy są pewni, że mają wszystko pod kontrolą, mogą znaleźć przydatne sugestie. Autorzy wyraźnie rozumieją zarówno oprogramowanie, jak i ludzką naturę i stosują podejście "krok po kroku" i wyjaśniają, dlaczego to, co opisują, będzie działać. Cieszę się, że mam okazję zapoznać się z tą książką, ponieważ teraz mogę zacząć wdrażać jej plan, aby efektywniej zarządzać własnym czasem.
